Autodoc rechnung herunterladen
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Autodoc rechnung herunterladen

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Da AutoDoc HSE Dokumente auf intelligente kontextuelle Weise liefert, kann Ihre Rechnung für ABC Automotive für 320 USD mit der Betreffüberschrift “Rechnung für ABC Automotive, 320 USD” gesendet werden – und alles, was Sie tun müssen, um dies zu erreichen, ist auf den Druckknopf zu drücken. Quittungen sind im Wesentlichen bezahlte Rechnungen, so dass für Leitfäden beim Schreiben einer Erstellungsbestätigung unser Rechnungsführer ein großartiger Ort ist, um zu beginnen. Der Hauptunterschied in einer Rechnung im Vergleich zum Beleg ist der Zeitpunkt. Eine Rechnung wird ausgestellt, nachdem Dienstleistungen oder Produkte erbracht werden, aber vor der Zahlung. Nach der Zahlung wird eine Quittung — weitgehend mit den gleichen Angaben — ausgestellt. Eine Belege für den Käufer und den Verkäufer, dass die Transaktion abgeschlossen ist. Für zukünftige Aufträge sollten Sie unsere Rechnungsvorlagen und Vorkalkulationsvorlagen durchsehen, bevor Sie eine Quittung versenden. Das zweite Schlüsselkonzept, Variablen, funktioniert in ähnlicher Weise. Auch im obigen Beispiel könnte auf der Rechnung der Kontoname (“ABC Automotive”) in rotem Text und die Rechnungssumme (320 USD) in blauem Text gedruckt werden.

Der AutoDoc HSE-Administrator konfiguriert AutoDoc HSE so, dass es nach diesen Farben sucht, und wenn sie in einem Druckauftrag angezeigt werden, speichert AutoDoc HSE diesen Text als Variable, die dann in den Auslieferungsausgaben verwendet werden kann. Also, effektiv, AutoDoc HSE weiß, für Text einer bestimmten Farbe zu suchen, und wenn es es findet, speichert es diesen Text und kann es später verwenden. Mit Textfarbe, um Dokumentinhalte zu erkennen, um eine intelligente kontextbezogene Bereitstellung zu erreichen. Neben der Zustellung Ihrer Rechnung per E-Mail (die verschiedene Dateiformate wie PDF, Klartext, XML, XLS enthalten kann), kann AutoDoc HSE auch Ihre Rechnung archivieren. Und da im Beispiel der Kontoname der Rechnung gespeichert wurde, kann dies zum dynamischen Erstellen von Verzeichnis- und Dateinamen verwendet werden. Darüber hinaus verfügt AutoDoc HSE auch über “Systemvariablen”, die Informationen wie den Versand des Druckauftrags an den Drucker, Datumsstempel usw. enthalten. Sie haben vielleicht gesehen, dass unser Rechnungsgenerator und der Beleghersteller viel gemeinsam haben. Beide erfordern ähnliche Informationen und sind ähnlich formatiert. Was ist also der Unterschied? Ohne auf den Druckknopf zu klicken, können Sie also eine persönlich adressierte E-Mail (einschließlich Kontaktdaten der Person, die die Rechnung “gedruckt” hat) mit der Inrechnung in verschiedenen Formaten angehängten Rechnungen senden sowie diese Rechnung an einen intelligentkontextuellen Ort (oder Orte!) archivieren, den AutoDoc HSE im Handumdrehen erstellen kann, z. B.: So können Sie Ihre Rechnungen (mit dem obigen Beispiel) so konfigurieren, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers in den weißen Text aufgenommen wird.

Während der Empfänger es nicht sehen kann, kann AutoDoc HSE diesen Text als Befehl behandeln und das Dokument per E-Mail an diese E-Mail-Adresse senden. Das Ausfüllen des Formulars ist freiwillig. Klicken Sie auf “Download”, um die Software auf Ihren Computer herunterzuladen. Dies bedeutet, dass Sie ein variables rich (“mehrfarbiges”) Dokument haben können, das für den Leser wie jedes andere Schwarzweißdokument aussieht. Aber wir haben die Möglichkeit zugelassen, dass einige Programme es Ihnen möglicherweise nicht erlauben, Text in “Farbe” zu erzeugen. In diesem Fall kann AutoDoc HSE die Position des Textes in einem Dokument verwenden, um diesen Text zu erkennen. Einige empfehlen stattdessen die Verwendung von Excel, da es sich um automatische Formeln handelt. Excel macht es ganz einfach, Ihre Summen addieren und Steuern zu messen.

Sie können mit geringem Aufwand eine Tabelle mit Artikeln und Mengen einrichten. Wenn Sie mehr als ein- oder zweimal im Monat Belege aushändigen, ist es sehr sinnvoll, zu einem Beleghersteller zu wechseln.